Datenschutzhinweise

Informationen zur Verarbeitung personenbezogener Daten in der Vereins-Kassenanwendung gemäß Art. 13 DSGVO.

1. Verantwortlicher

Ein Datenschutzbeauftragter ist gesetzlich nicht bestellt. Für alle Datenschutzanliegen wenden Sie sich bitte an den oben genannten Vorstand.

2. Zweck der Anwendung

Die Anwendung dient der internen Kassen-, Mitglieder- und Beitragsverwaltung des Vereins: Erfassung von Buchungen und Belegen, Erstattung vorgestreckter Auslagen an Mitglieder, Verwaltung der Mitgliedsbeiträge (inkl. SEPA-Lastschrift) sowie die gesetzlich vorgeschriebene Buchführung.

3. Verarbeitete Datenkategorien

• Stammdaten: Vor- und Nachname, Anschrift, E-Mail, Telefon, Geburtsdatum, Ein-/Austrittsdatum, Mitgliedsart und -status.
• Bankverbindung: IBAN (verschlüsselt gespeichert), Bank, BIC, Kontoinhaber, SEPA-Mandatsdaten.
• Beitrags- und Zahlungsdaten: Soll/Ist-Beiträge, Zahlungen.
• Buchungs- und Belegdaten: von Mitgliedern vorgestreckte Auslagen, eingereichte Anträge, hochgeladene Belege/Quittungen (Bilder/PDF).

4. Zwecke und Rechtsgrundlagen

5. Empfänger / Auftragsverarbeiter

• Hosting: Betrieb auf einem angemieteten Server (Hostinger). Die Daten werden in der EU verarbeitet; es besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag.
• Off-Site-Backup: verschlüsselte Sicherungen auf einem vom Verein selbst betriebenen Nextcloud-Speicher.
• KI-Belegerkennung (OCR): Zum automatischen Auslesen werden die Inhalte hochgeladener Belege an Anthropic (Anthropic PBC, USA) übermittelt. Anthropic verarbeitet die Daten als Auftragsverarbeiter und nutzt sie nicht zum Training. Diese Verarbeitung lässt sich in den Einstellungen deaktivieren.

6. Datenübermittlung in ein Drittland (USA)

Durch die KI-Belegerkennung findet eine Übermittlung an Anthropic in die USA statt. Diese ist durch die von der EU-Kommission genehmigten Standardvertragsklauseln (SCC, Art. 46 DSGVO) abgesichert, die Bestandteil des Auftragsverarbeitungs- vertrags mit Anthropic sind.

7. Speicherdauer

• Buchungs- und Belegdaten werden entsprechend den handels- und steuerrechtlichen Aufbewahrungsfristen gespeichert (i.d.R. bis zu 10 Jahre, §§ 257 HGB, 147 AO).
• Mitglieder-Stammdaten werden für die Dauer der Mitgliedschaft und darüber hinaus nur so lange verarbeitet, wie gesetzliche Pflichten oder berechtigte Interessen dies erfordern; anschließend werden Kontaktdaten gelöscht bzw. finanzbezogene Daten pseudonymisiert.

8. Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft (Art. 15), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) sowie Widerspruch (Art. 21). Verknüpfte Mitglieder können ihre eigenen Stammdaten in der Anwendung unter „Meine Daten" einsehen und pflegen; eine strukturierte Auskunft kann der Vorstand jederzeit erteilen.

Ihnen steht ein Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde zu. Zuständig ist der
Thüringer Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit (TLfDI), Häßlerstraße 8, 99096 Erfurt.

9. Keine automatisierte Entscheidungsfindung

Es findet keine automatisierte Entscheidungsfindung oder ein Profiling im Sinne des Art. 22 DSGVO statt. Die KI-Belegerkennung dient nur der Vorerfassung; jede Buchung wird durch eine Person geprüft und übernommen.

10. Datensicherheit

Zugriffe erfordern eine persönliche Anmeldung (optional mit Zwei-Faktor-Authentifizierung). IBANs werden verschlüsselt gespeichert; Off-Site-Sicherungen werden verschlüsselt abgelegt.

Stand: September 2026